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7 pièges de l’évènement hybride

L’hybride est là pour rester, mais ça ne veut pas dire que tout le monde est prêt à l’utiliser de façon optimale ; les changements sont constants et il est normal d’avoir besoin d’une certaine période d’adaptation. Toutefois, plus vous vous adaptez rapidement, plus vous vous positionnez comme leader dans votre industrie ! (On vous partage d’ailleurs 5 astuces pour réussir sa transition numérique juste ici ! 👀)

Pour vous aider dans ce processus, nous avons compilé une liste des 7 pièges de l’évènement hybride à éviter !

#1 Commencer par le « comment » au lieu de commencer par le « pourquoi »

Quel est le RÉEL objectif de l’événement ? Il est essentiel de déterminer pour quelle raison l’évènement va avoir lieu, ainsi que l’impact et/ou les retombées que l’on souhaite créer avec cet évènement. Il ne faut donc pas commencer par choisir le « comment » (soit les détails plus logistiques tels que la forme de l’évènement, les activités, les outils, le « quand », etc.), mais plutôt par tracer le « pourquoi ». Pourquoi notre événement existe-t-il ? Qu’est-ce que l’on cherche à accomplir (créer des opportunités de rencontre, mettre en valeur des partenaires, inspirer, etc.) avec notre évènement ? Une fois le « pourquoi » établi, vous verrez que le comment tend à se tracer par soi-même…

#2 Ne pas prendre en considération les besoins fondamentaux des participant.e.s

Lorsqu’on se questionne sur le « pourquoi », il est également pertinent d’effectuer une recherche sur les participant.e.s / public cible (créer des personas peut définitivement aider au cours de ce processus). Par ailleurs, se questionner quant à pourquoi certain.e.s participant.e.s choisissent un parcours expérientiel plutôt qu’un autre peut aider à mieux comprendre ce qu’iels cherchent à y trouver et quels sont les besoins fondamentaux dont iels se préoccupent le plus.

De plus, s’il y a des participant.e.s en présentiel et d’autres en virtuel, il est important de s’assurer qu’iels aient tou.te.s une aussi bonne expérience, malgré le fait que les expériences sont vécues de différentes manières. Une chose à ne pas faire, par exemple, serait d’effectuer une conférence en présentiel et de considérer que c’est en mode « hybride » tout simplement car elle est simultanément présentée en ligne aux participant.e.s qui sont en mode virtuel, alors que ces dernièr.e.s n’ont pas accès aux mêmes opportunités que les participants sur place (tels que les Q&A, le réseautage, les sondages en temps réel, etc.).

#3 Tout organiser en même temps (et diviser l’attention)

En faisant de votre évènement une expérience plutôt qu’un seul point fixe dans le temps, vous pourrez bénéficier des nombreux avantages des évènements hybrides et en faire un moment marquant pour vos participant.e.s.

Même pour les participants en présentiel, les expériences virtuelles peuvent – et devraient – venir bonifier le « Avant » (grâce à la prise de rendez-vous, la programmation et le networking, par exemple) et le « Après » (par exemple en offrant l’opportunité de consulter les contenus manqués, de rester en contact, d’avoir accès à du contenu « bonus », etc.). Il est donc primordial de bien connaître les outils technologiques à notre disposition et/ou de s’informer quant à ceux qui peuvent être pertinents à utiliser.

#4 Organiser deux évènements simultanés plutôt qu’une expérience commune plus étirée dans le temps

C’est important de garder en tête que c’est un seul évènement, mais avec différents parcours d’expérience virtuels et présentiels qui s’entrecoupent à des moments clés en synergie. Les participant.e.s ne devraient pas avoir l’impression de participer à deux évènements complètement différents, sans y trouver de valeur commune, tout simplement car iels utilisent des parcours expérientiels différents. C’est pour cela qu’il est important de déterminer à quels moments ou « endroits » les différents parcours des participant.e.s vont se rencontrer afin de garantir que l’évènement soit une expérience commune où tout le monde peut y trouver une valeur ajoutée. En effet, un sentiment de communauté est plus facile à créer lorsque les participant.e.s sentent avoir vécu quelque chose de commun à tou.te.s, et ce sentiment de communauté ne peut que venir amplifier l’impact souhaité.

#5 Prioriser un type de participant.e.s (en présentiel vs en virtuel)

Tel que mentionné précédemment, il ne faut pas agir comme si l’évènement est en fait deux évènements distincts (un en présentiel et un en virtuel), et cette idée est aussi applicable au niveau des participant.e.s. Les parcours d’expériences doivent être pensés séparément, en gardant en tête la valeur ajoutée pour les deux types de participants, mais pour que la réelle valeur hybride se crée, il est important de trouver des moments clés afin de faire croiser les parcours, en amont ou pendant l’évènement (par exemple avec l’aide de Q&A et de votes lors d’une conférence). La valeur des deux parcours doit être égale (ne pas simplement streamer un événement alors qu’il y a du réseautage en présentiel, par exemple) étant donné que les participant.e.s n’ont pas une plus grande « valeur » s’iels sont présent.e.s en mode présentiel plutôt qu’en mode virtuel, et vice versa.

#6 Négliger l’aspect marketing

Il est important de porter une attention particulière au marketing étant donné qu’il y a, en général, plus d’aspects et d’angles à considérer que pour un évènement qui n’est organisé qu’en présentiel ou qu’en virtuel. L’évènement doit être aussi attrayant que possible pour tou.te.s les participant.e.s, peu importe la manière dont iels prévoient y assister. Un des avantages de l’événement hybride est d’augmenter la portée, mais cela peut seulement être accompli en mettant l’effort nécessaire dans les communications. Par exemple, il faut penser aux landing pages, à comment mettre de l’avant l’aspect hybride, à comment aller chercher des participant.e.s pour les différents parcours d’expériences, à garder le tout intéressant et intriguant pour les différents types de participant.e.s, etc.

#7 Ne pas profiter des opportunités et possibilités technologiques

Les innovations technologiques sont constantes dans l’industrie, donc il est essentiel de bien s’informer quant à ce qui est disponible afin de pouvoir maximiser l’expérience des participant.e.s. De plus, les outils technologiques n’ont pas à être utilisés seulement pour les participant.e.s en virtuel, mais également pour ceux et celles qui assistent à l’évènement en présentiel. N’hésitez pas à faire des recherches et à vous informer quant à quels types de fonctionnalités pourraient être recherchés par ceux et celles qui seraient des participant.e.s potentiel.le.s à vos évènements.

Il est important de garder en tête qu’il y a différents types de fonctionnalités qui sont recherchées par les participant.e.s. Par exemple : un accès à votre programmation sur mobile et sur le web, des parcours d’interactions scénarisés pour stimuler les connections entre le virtuel et le présentiel, différentes opportunités de visibilité et d’interactions, un partage des nouvelles, un bottin d’utilisateurs et un répertoire interactif des partenaires, des conférences disponibles en rediffusion, des espaces de collaboration, des fonctionnalités de Q&A, des sondages intégrés, des lieux virtuels et présentiels de rencontre, des systèmes de code QR, des billetteries, etc.

Par ailleurs, une chose qu’il ne faut définitivement pas négliger est l’aspect mobile. En effet, cet aspect n’est pas seulement pertinent pour les participant.e.s en présentiel, mais également pour ceux et celles en mode virtuel.

Vous êtes prêt.e.s à vous lancer dans l’aventure hybride ? Avec la version 2.0 de notre App mobile Expériences hybrides, il est possible de définir les objectifs et les grands piliers de votre expérience; de rendre vos contenus événementiels accessibles partout; de stimuler les rencontres, la collaboration et l’engagement des participants; et de profiter d’intégrations « terrain ». Le tout, grâce à de nombreuses fonctionnalités qui existent afin de vous permettre de bonifier vos évènements hybrides et de les rendre mémorables pour tous ceux et celles qui y participent.

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