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Stage – Assistant•e à l’administration et aux opérations

Chez Fanslab, nous aimons tout le positif que les relations humaines peuvent créer et nous sommes convaincus que c’est en alliant nos réflexions, nos idées et nos connaissances que nous créerons un monde meilleur.

C’est pourquoi nous développons des plateformes sociales pour aider les communautés à se connecter, à tisser des liens durables et à créer un impact positif. Nos plateformes, qui s’adaptent aussi aux événements virtuels et hybrides, encouragent la participation, l’apprentissage collaboratif, le maillage intelligent et la découverte de parcours personnalisés.

Pour compléter notre équipe de feu nous recherchons un•e assistant•e à l’administration et aux opérations. La personne en poste soutiendra l’équipe dans ses tâches administratives et opérationnelles, y compris sur un volet RH (ressources humaines). 

 

Soutien aux opérations, à l’administration et au financement

  • Coordonner la gestion administrative pour supporter la tenue des livres comptables
  • Faire le suivi des comptes client et des comptes fournisseurs
  • Coordonner le processus de facturation et participer à son amélioration
  • Réfléchir une base de données fournisseurs
  • Participer à l’amélioration continue des processus opérationnels et administratif de l’entreprise
  • Mettre en place des automatisations dans les différents outils et entre les outils pour optimiser les processus
  • Suivre les différents outils et licences en cours et procéder aux renouvellements d’abonnement ou désabonnements si nécessaire
  • Participer à la rédaction de demande de financement et d’appel de projets
  • Assumer toutes autres tâches administratives connexes qui lui seront confiées

 

Opérations RH :

  • Mettre à jour et afficher les descriptions de poste pour attirer de nouveaux candidats;
  • Aider au processus de recrutement (mise en ligne et suivi des affichages de postes, sélection des candidats, organisation des entrevues, vérification des références) 
  • Réunir et organiser tous les renseignements nécessaires relatifs à l’employé et à sa situation dans l’entreprise (embauches, cessations d’emploi, administration des congés et des avantages sociaux, etc.)
  • Assurer le suivi administratif du processus d’accueil
  • Effectuer les étapes de production de la paie de façon efficace et rigoureuse, en suivant le calendrier de paie établi
  • Mettre en place et alimenter une section RH dans nos outils internes 
  • Aider à créer et mettre à jour les divers documents concernant les politiques de l’entreprise
  • Créer et mettre à jour les organigrammes au besoin
  • Être le point de contact pour les employés pour toute question relative aux questions RH (congés, gestion de la paie etc.)

 

Profil recherché

  • À l’aise dans un environnement start up en évolution constante et rapide
  • Affinité et curiosité pour la technologie, facilité à maîtriser une nouvelle technologie et volonté de continuer à apprendre 
  • Autonomie et prises d’initiatives
  • Rigueur et organisation
  • Personne curieuse et qui apprend vite
  • Aime organiser et mettre des choses en place
  • Connaissances des outils collaboratifs Asana et Slack (atout)
  • Bon niveau de français 

 

Ce que nous offrons 

  • Stage rémunéré de 16 semaines, dès la mi-mai
  • Possibilité d’embauche à la fin du stage
  • Flexibilité dans les horaires de travail
  • Bureau au cœur d’un quartier en ébullition, à 8 minutes à pied de la station de métro St-Henri (télétravail pendant la pandémie)
  • Loft industriel très lumineux avec terrasse extérieure
  • Douche pour la virée à vélo ou l’après-course
  • Table de ping-pong pour s’échanger des idées
  • Télétravail possible
  • Nous encourageons le partage de nouvelles connaissances
  • Activités d’équipe régulières

 

Ce poste t’intéresse ? Fais-nous parvenir ton CV à l’adresse courriel talents@fanslab.com.

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